Wedding Planner interno alla Location

Quando il Wedding Planner non è scelto dagli sposi ma è interno alla location e quindi imposto agli sposi, nascono spesso una serie di malintesi e malumori. Come evitarli?

PROBLEMI CON IL WEDDING PLANNER DELLA LOCATION

Mi scrivete sempre più spesso per raccontarmi i problemi sorti con il, o più spesso la wedding planner interna alla location.

Spesso sorgono per accordi poco chiari presi prima di firmare il contratto o per mancanza di comunicazione.

Innanzitutto mi preme fare una precisazione perché non voglio fare di tutta l’erba un fascio e quindi è importante capire che:

Non tutti i Wedding Planner interni alle location creano problemi, ci sono anche bravissimi professionisti che danno un grande valore aggiunto!

Ma è altrettanto vero che quando le location si vincolano a figure poco professionali, a farne le spese sono sempre gli sposi.

Allora partiamo dall’ennesimo racconto di una coppia per capire:

• da cosa nascono le brutte sorprese
• come evitare che ciò accada

CHI È IL WEDDING PLANNER INTERNO ALLA LOCATION

Partiamo dall’inizio, perché non tutte le location hanno un wedding planner interno, ma quando ce l’hanno non è chiarissimo quale sia il suo ruolo.

“Wedding planner interna alla location” identifica una varietà di persone, ma quasi nessuna è in realtà un vero wedding planner.

C’è chi usa quel nome per definire chi tiene semplicemente i contatti con le coppie di sposi, per differenziarla da chi tiene i contatti con le aziende ad esempio, ma anche quella che gestisce le tempistiche durante il giorno del matrimonio dando una mano agli sposi.

Rientra in questa definizione, erroneamente, anche la persona che dà agli sposi alcuni nomi di fornitori del settore wedding per indirizzarli nelle loro scelte, spesso dietro compenso.

Ci sono poi i wedding planner della location che sono veri e propri wedding planner e, nonostante vengano imposti dalla location, svolgono il ruolo di organizzatori del matrimonio a tutto tondo.

Perché imporre un wedding planner anziché lasciare gli sposi liberi di organizzare il matrimonio come o con chi desiderano?

Spesso perché i proprietari della location desiderano che il matrimonio venga gestito in un certo modo e si fidano del professionista che scelgono…

Ma dietro le imposizioni, c’è sempre un ma… e a farne le spese ci sono sempre gli sposi!

UNA STORIA COME TANTE, PURTROPPO!

Mi hanno scritto Caterina e Michael per chiedermi aiuto, ma ahimè ormai il danno era fatto e non ho potuto aiutarli.

Ho deciso quindi di fare un video raccontandoti la loro storia con la wedding planner imposta dalla location che hanno scelto, per farti capire cosa non fare e a cosa stare attenti!

Loro vivono all’estero, lui americano e lei italiana, hanno scelto a distanza la location; Caterina la conosce bene perché un simbolo della zona in cui è nata e cresciuta.

Al primo contatto hanno saputo che avrebbero dovuto affidarsi obbligatoriamente con una wedding planner scelta dalla location, cosa che vista la distanza è sembrata sul momento un’opportunità più che un problema.

ACCORDI PRELIMINARI

Contattata la wedding planner, lei mise subito in chiaro che gli sposi si sarebbero dovuti obbligatoriamente affidare al catering e ai fioristi di sua fiducia. Si dimostrò molto professionale e gentile, cosa che li fece sentire in buone mani.

Gli sposi, dal canto loro, hanno messo in chiaro che sarebbero stati in Italia una sola settimana a settembre – un anno prima del matrimonio – e poi non sarebbero più tornati, per cui in quell’occasione avrebbero voluto incontrare i fornitori selezionati nel frattempo per poterli conoscere a parlare dell’evento.

ARRIVA IL CONTRATTO

Una volta ricevuto il contratto, saltò subito agli occhi degli sposi la clausola secondo la quale avrebbero dovuto affidarsi a “tutti i fornitori della Wedding Planner, pena l’annullamento del contratto”.

Chiamata immediatamente al telefono, lei si limitò a minimizzare sostenendo che “il contratto è solo una formalità che serve a fermare la location”. E loro firmarono.

Errore gravissimo! Tutto ciò che si scrive sul contratto regola i rapporti, qualunque cosa definita diversamente a voce non conta assolutamente nulla!

INIZIA IL CALVARIO

Dopo la firma del contratto la wedding planner della location sparisce. Loro cercano di fissare una videochiamata e lei sfugge. Si limita a dare i contatti dei suoi fornitori ma non risponde alle e-mail.

Risponde solo al volo via whatsapp ma senza dare nessun tipo di supporto. All’ennesima richiesta di fissare la chiamata da parte degli sposi lei risponde a Caterina così:

“Ora non ho tempo, al vostro matrimonio manca tantissimo tempo e io sono impegnata con la stagione dei matrimonio. Sei troppo ansiosa”.

L’organizzazione del matrimonio si trasforma da gioia in incubo.

Delusione, sfiducia, paura vengono alimentate dal fatto che i fornitori contattati presentano preventivi per budget faraonici, che Caterina e Michael non hanno, e dal fatto che si avvicina settembre e non si riesce a fissare l’appuntamento richiesto.

Settembre passa, loro vengono in Italia senza avere la possibilità di incontrare nessuno.

Oggi stanno combattendo contro l’imposizione di fornitori che non si possono permettere, senza che vanga proposta o suggerita alcuna alternativa accettabile, senza che nessuno abbia mai chiesto agli sposi quale sia il loro budget!

Questo è stato ed è ad oggi il comportamento della wedding planner scelta e imposta dalla location.

COS’È MANCATO FRA WEDDING PLANNER DELLA LOCATION E SPOSI?

Sono mancate due cose molto molto importanti nella gestione di questo rapporto:

1. Un BUDGET di riferimento! Nessun Wedding Planner al mondo che possa definirsi tale, può pensare di organizzare un matrimonio senza sapere quale sia il budget della coppia. Questa persona imposta dalla location avrebbe dovuto chiederlo ancor prima di firmare il contratto!
2. TRASPARENZA rispetto alle richieste fatte dagli sposi. Se la wedding planner non è in grado di organizzare degli appuntamenti nel periodo richiesto, perché di altissima stagione, deve dirlo prima. Non può rispondere “nessun problema” e poi tirarsi indietro all’ultimo momento deludendo le loro aspettative e gettandoli nello sconforto perché sanno di non poter tornare.

Questi sono due esempi ben precisi, ma che possiamo tranquillamente prendere come riferimento per capire cosa si deve fare per evitare di trovarsi in situazioni come queste e ritrovarsi a vivere un incubo anziché una gioia!

COSA CHIEDERE PER EVITARE DI TROVARVI IN QUESTA SITUAZIONE?

Cosa si deve fare, o chiedere per fare in modo che tutto fili liscio, che non ci siano brutte sorprese cammin facendo?

Potete chiedere al wedding planner o alla location di inserire nel contratto alcuni elementi fondamentali, nel caso in cui non siano già previsti:

1. IL TIMING DELL’ORGANIZZAZIONE

Poiché gli sposi in genere non sanno quali siano i tempi corretti per l’organizzazione di un matrimonio, mentre un wedding planner esperto lo sa bene, è importante che il professionista fornisca uno schema di massima sulle tempistiche corrette.

Da oggi al matrimonio cosa faremo e quando.

Così potrete stare tranquilli, avrete un riferimento da tenere sotto controllo e non penserete di essere ignorati. Eviterete di contattare il wedding planner senza motivo, perché saprete come si deve procedere. Tutto scorrerà molto più serenamente.

Uno schema si potrebbe allegare direttamente al contratto o prevedere nel contratto che venga fornito entro x giorni dalla firma.

2. IL BUDGET

Io parlo sempre di budget con i miei sposi al primo incontro e poi lavoriamo tenendolo sotto controllo. Lo indico già nel preventivo che mando prima ancora di firmare il contratto.

Ma se non conoscete il wedding planner imposto dalla location, è difficile che vi possiate fidare ciecamente come quando la scelta viene spontaneamente da voi.

In tal caso, a maggior ragione il budget totale deve essere indicato nel contratto. Il Wedding Planner si deve impegnare ad organizzare il matrimonio rispettando la cifra fornita dagli sposi.

Su questo non è possibile discutere dopo! Il budget di massima dev’essere già discusso e approvato prima di firmare il contratto.

Sai quante volte mi è capitato di ascoltare dagli sposi il racconto del matrimonio che avrebbero voluto, chiedere il budget di riferimento e rispondere che non sarebbe stato possibile realizzare le loro richieste con quella cifra?

Non si può improvvisare sul budget! E soprattutto non si può imporre un budget luxury.

3. RICHIESTE PARTICOLARI

Se avete esigenze particolari che per voi sono importanti, come quella di Caterina e Michael di incontrare i fornitori durante la loro permanenza in Italia, falle inserire nel contratto.

Qualcosa del tipo “si concorda che nel periodo xx/xx – yy/xx verranno organizzati appuntamenti con catering, fiorista e fotografo allo scopo di definire i dettagli del servizio”.

Se viene scritto sul contratto, il fornitore è tenuto a rispettare l’impegno. Così eviterà di rispondere con leggerezza senza considerare la fattibilità della cosa.

L’IMPORTANZA DELLA FIDUCIA

L’ansia che attanaglia gli sposi quando hanno a che fare con un wedding planner della location dipende da un fattore molto semplice in realtà: non lo hanno scelto loro, quindi non si fidano.

A meno che il professionista non sia serio e non si comporti in modo da guadagnarsela, la fiducia manca… e quando si organizza un matrimonio, specialmente se si vive lontani, potersi fidare di chi ti sta aiutando fa la differenza!

Come puoi sostituire la fiducia con qualcosa che ti faccia stare comunque tranquilla?

Con un contratto completo, dettagliato, stipulato per tutelare sia te che il professionista.

IL WEDDING PLANNER DELLA LOCATION CHE IMPONE TUTTI I FORNITORI

Questo articolo per me è abbastanza doloroso, perché adoro il mio lavoro e sapere che ci sono persone che si definiscono Wedding Planner e poi si comportano in modo poco etico mi spezza veramente il cuore.

Quello che trovo veramente sbagliato e scorretto da parte di questa wedding planner della location di Caterina e Michael è che abbia imposto agli sposi TUTTI i fornitori, senza dar loro la possibilità di scegliere né in base al gusto né tantomeno in base al loro budget.

Se poi un Wedding Planner sa di avere in portafoglio solo fornitori per matrimoni luxury, che richiedono budget altissimi, deve chiarirlo prima! Se agli sposi sta bene spendere 60-70-100.000 € benissimo, ma se non sono disposti a spendere cifre del genere devono quantomeno saperlo prima per poter dire di no!

Anche io suggerisco dei fornitori ai miei sposi, è ovvio. Fa parte del mio lavoro selezionare professionisti seri e affidabili per presentarli alle mie coppie. Ma va da sé che sono fornitori selezionati sulla base del budget della coppia. E nei rari casi in cui nessuno dei miei fornitori li accontenti, se ne cercano altri.

L’obiettivo per un Wedding Planner, indipendente o interno alla location, deve essere rendere felici gli sposi, prima di qualunque altra cosa!

UN ULTIMO CONSIGLIO

Non affidarti mai e poi mai ai messaggini WhatsApp, ai vocali e ancor meno alle telefonate per definire dettagli importanti e prendere accordi!!!

Scrivi sempre e-mail e chiedi che il destinatario risponda per presa visione e accettazione dei contenuti!

Al prossimo consiglio,

Roberta