Il coordinamento del giorno, un impegno da non sottovalutare!

Wedding planner, coordinamento del giorno, wedding day, wedding suite, … negli ultimi anni abbiamo inserito nel gergo dei matrimoni una serie di nomi e definizioni che non appartengono alla nostra cultura e purtroppo spesso vengono utilizzati del tutto impropriamente, creando negli sposi una grande confusione!

Primo fra tutti “Wedding Planner” ma per spiegarvi veramente cos’è e cosa fa un wedding planner rimando ad un video futuro, nel quale voglio coinvolgere altri professionisti seri e raccontarvi tutti insieme in cosa consista il nostro lavoro. Altrimenti potrebbe sembrare solo la mia versione e non è ciò che desidero.

Oggi però sento la grande urgenza di parlarvi di quello che viene definito “Coordinamento del giorno”.

VIDEO

IL COORDINAMENTO DEL GIORNO

Perché sento questa esigenza? Perché purtroppo ci sono tanti fornitori, fra i quali molti grafici, fioristi, wedding designer e gestori di location che dicono di fare il coordinamento del giorno, mentre in realtà fanno tutt’altro, creando grandi fraintendimenti.

Partiamo dall’inizio, come nasce questo termine?

WEDDING COORDINATOR

La figura di colui che coordina il matrimonio nasce all’estero ed è il Wedding Coordinator.

In America in particolare, dove quasi sempre cerimonia e ricevimento si svolgono nello stesso luogo, c’è una persona responsabile dello svolgimento dell’intera giornata, che gestisce la scaletta al minuto.

Ma non lo dico per esagerare! Avete mai visto il “timing” di un matrimonio americano? Ore 19.00 taglio della torta, ore 19.05 ballo degli sposi, ore 19.10 inizio party, e così via! Impensabile per noi in Italia, ma è proprio dal Wedding Coordinator che abbiamo preso ispirazione per il nostro italianissimo coordinamento del giorno.

WEDDING ASSISTANT

Alcune location Italiane, prendendo spunto dal Coordinator hanno creato la figura che nella migliore delle ipotesi chiamano Wedding Assistant. Sono responsabili della location che gestiscono le tempistiche alla location, spostamenti delle persone da un’area all’altra, supervisione della preparazione della sala e gestione dei tempi del rinfresco.

Difficilmente però sono persone che entrano tanto in confidenza con la coppia da gestire anche le cose più personali, come il ballo degli sposi, il ballo con i genitori, eventuali discorsi e cose tipiche della parte più intima della giornata.

Normalmente, salvo le dovute eccezioni, si fermano ad un discorso più logistico e pratico.

Il problema nasce dal fatto che molte location non dicono di fare assistenza, ma dicono di fare il coordinamento del giorno. Uso del tutto improprio del termine.

COSA NON È IL COORDINAMENTO DEL GIORNO

Oltre alle location ci sono altri professionisti che usano questa definizione in maniera totalmente distorta ed errata!

Non voglio dire che lo facciano in malafede, semplicemente credo che abbiano scelto i termini sbagliati per definire il servizio che offrono.

Chi sono? Prevalentemente fioristi e grafici, coloro cioè che gestiscono e creano il design del matrimonio

Cosa fanno in realtà? Si offrono per supervisionare gli allestimenti nel dettaglio, anche della wedding suite e di eventuali dettagli gestiti dagli sposi come segnaposto e bomboniere. In pratica questi professionisti vanno alla location il giorno del matrimonio e sistemano tableau de mariage, controllano la mise en place, allestiscono la confettata inclusi confetti e cartoncini dei gusti e magari rimangono anche durante il matrimonio per rimpinguare i confetti, ma è piuttosto raro.

COS’È VERAMENTE IL COORDINAMENTO DEL GIORNO

Il coordinamento è un compito estremamente complesso e vario, che coinvolge sia la cerimonia che il ricevimento. Chi coordina un matrimonio deve essere pronto ad affrontare varie situazioni, perciò necessita di alcuni requisiti, ovvero:

REQUISITI DEL COORDINATORE

Avere competenze specifiche, perché bisogna sapere quali possono essere i problemi nel coordinare una giornata completa come un matrimonio

sapere esattamente come si svolgeranno nel dettaglio “quella” cerimonia e “quel” ricevimento, perché ogni matrimonio ha le proprie caratteristiche

avere polso nel gestire le persone, ma sempre con gentilezza perché l’atmosfera generale è importante: per persone intendo sia gli invitati, ad esempio quando devi costringerli ad entrare in chiesa prima che arrivi la sposa e non vogliono farlo, sia i collaboratori, facendo per esempio cambiare una tovaglia se troppo corta o stropicciata o magari bucata

saper gestire gli imprevisti, senza andare nel panico, con lucidità e rapidità e soprattutto senza riversarli sugli sposi e sui loro ospiti

COSA DEVE FARE UN COORDNATORE

Si fa presto a dire “coordinamento del giorno”. Voglio darti un’infarinatura delle tante cose che ci sono da fare:

1. SUPERVISIONE ALLESTIMENTI

Controllare che tutto venga allestito esattamente come concordato, sia alla cerimonia che al ricevimento… e i professionisti dei quali ti ho parlato poco fa si fermano qui!

2. INGRESSO CERIMONIA

Gestire l’ingresso alla cerimonia non è semplice, perché le cose da fare possono essere tante:

• far spostare le auto nel piazzale in modo che sia tutto libero per le foto degli sposi;
• gestire il corteo d’ingresso;
• far entrare gli invitati al momento giusto;
• fare attenzione che gli invitati ritardatari non entrino mentre sta entrando la sposa rovinando le foto;
• sistemare l’abito e il velo della sposa;
• controllare che la navata sia lasciata libera da carrozzine o altro;
• varie ed eventuali!

3. TIMING

Definire e controllare il timing significa creare una traccia di svolgimento dell’intera giornata, con relativi orari, e fare in modo che venga rispettata:

• dare ad ogni fornitore coinvolto il proprio orario di inizio lavori;
• fare una scaletta precisa, che preveda l’inizio della preparazione della sposa in tempi utili per essere puntuali alla cerimonia;
• avvisare la location se ci sono ritardi o anticipi rispetto alle previsioni, per far sì che sia tutto pronto all’arrivo degli invitati;
• gestire i flussi di persone dalla zona aperitivo alla zona ricevimento, al taglio torta e al dopocena, sempre in accordo col catering e sempre di concerto con chi suona, perché i musicisti devono accompagnare ed essere pronti in ogni momento;
• gestire le tempistiche durante il rinfresco per inserire discorsi, sorprese, balli, effetti speciali, ecc. Anche questo sempre in accordo con catering e musicisti;
• …

4. CONTROLLO TAVOLI

Non si sa come mai, ma manca sempre un bicchiere, una sedia, un coltello.

Fare un controllo incrociato con il tableau de mariage e la piantina della sala è fondamentale perché ognuno trovi il proprio posto e lo trovi perfetto!

5. ALLESTIMENTI IN CORSO DI SERATA

Sistemare il tavolo dei confetti, dei dolci, le bomboniere e controllare la scenografia per la torta mentre la serata è in svolgimento fa una bella differenza!

Quando non c’è un coordinamento del giorno fatto da un professionista, si tende a preparare tutto prima dell’arrivo degli invitati, inclusi angoli che verranno utilizzati molto più tardi come la confettata.

Se c’è un coordinatore invece ci si può permettere il lusso di farlo in un secondo momento, creando quindi il classico effetto wow!

CONTROLLO BAGNI

Controllare le condizioni dei bagni in corso di serata è una cosa che spesso viene trascurata.

Non tutte le location prevedono una persona che li tenga puliti per tutto il tempo e se nessuno controlla si rischia di trovarli in condizioni indecenti…

Questo, che potrebbe sembrarti un elenco dettagliato, in realtà è un elenco per categorie, ma le cose da fare al coordinamento del giorno sono molte di più!

Io quando coordino i miei matrimoni corro avanti e indietro tutto il giorno, perché c’è sempre qualcosa da fare e da verificare, credimi!

A CHI FAR FARE IL COORDINAMENTO DEL GIORNO

Forse leggendo tutto questo ti sarà venuto il timore che qualcosa possa andare storto se non ci sarà nessuno a gestire la tua giornata. Niente paura!

Ci sono wedding planner che offrono anche il solo servizio di coordinamento del giorno.

Se quindi stai organizzando tutto da sola e ti interessa trovare un professionista al quale affidare la giornata, cerca i wedding planner della tua zona e chiedi se è un servizio che offrono.

E, mi raccomando, fatti dire esattamente cosa comprende questo servizio.

Ora dovresti avere le idee più chiare e un elenco con il quale confrontare ciò che ti diranno!

COME RISOLVERE LA CONFUSIONE?

Rimane il fatto che tanti fornitori dicano di fare coordinamento, quando in realtà supervisionano e perfezionano gli allestimenti.

Io li pregherei con tutto il cuore di scegliere un’altra definizione.

Più corretta, più esaustiva, più precisa e mirata su ciò che realmente fanno… perché il coordinamento del giorno è tutta un’altra storia!

Alla prossima settimana!

Roberta

---

Photo credits: Roberto Grillo