La conferma degli invitati al matrimonio: che disastro!

A quanto pare la conferma degli invitati al matrimonio è una delle cose più difficili da ottenere e fa letteralmente impazzire gli sposi. Come si può affrontare e gestire?

I PROBLEMI CREATI DAGLI OSPITI

Hai mai sentito dire che gli invitati al matrimonio non danno mai conferma e gli sposi devono impazzire per riuscire a capire quanti saranno davvero?

Beh, mi dispiace dirtelo ma purtroppo è proprio così. E i problemi che creano gli invitati non sono solo questi…

Moltissimi problemi di organizzazione del matrimonio non dipendono dagli sposi, ma dagli invitati

Nel video di oggi e delle prossime 2 settimane ne affronteremo alcuni e oggi voglio partire dai primi due, entrambi legati alle conferme degli invitati al matrimonio.

1. CONFERMA TARDIVA DEGLI INVITATI AL MATRIMONIO

Ho già provato tempo fa a pubblicare un video rivolto proprio agli invitati, per indicare il comportamento corretto quando si riceve un invito di nozze ma a quanto pare dilaga l’abitudine di non dare risposta immediata, di prendere tempo senza apparente motivo o perfino di dare per scontata la presenza senza avere in realtà dato un riscontro.

Come fare per gestire questa situazione e assicurarsi la conferma degli invitati in tempi decenti? Io ho 3 step da consigliarti.

a. Inutile scrivere “È gradita risposta entro il …”

Molte coppie sperano che inserendo una data di scadenza nell’invito il problema sia risolto. Beh, non è così. Mi dispiace deluderti.

Le persone educate rispondono subito, anche senza l’indicazione di date.

Gli invitati meno educati o che hanno valutazioni da fare, non risponderanno subito e non si segneranno da nessuna parte la data entro la quale dare conferma della presenza o assenza al matrimonio. E quindi la dimenticheranno.

b. Un mese prima toccherà a voi!

Mettiti il cuore in pace e sappi che ad un mese dal matrimonio avranno risposto probabilmente meno della metà degli invitati.

Di conseguenza, dovrete essere voi a chiamarli per chiedere se verranno o no.

Lo so. Dà fastidio. Fa arrabbiare. E hai perfettamente ragione. Ma ahimè è così che vanno le cose. Per il 99% delle coppie con invitati italiani.

È questo il momento di dare una scadenza entro la quale rispondere!

Quando farai questo giro di telefonate, non sperare di avere le risposte da tutti. Ci saranno ancora invitati che non sapranno dare conferma della loro presenza al matrimonio.

E allora, salvo i casi in cui abbiano serie motivazioni per non poter rispondere, con tutti gli altri è arrivato il momento di diventare rigidi.

Ho bisogno di una risposta entro la fine della settimana perché devo comporre i tavoli da inviare al catering e a chi farà il tableau.

c. Come “estorcere” la conferma degli invitati al matrimonio

Ti infastidirà tantissimo sapere che anche questa scadenza sarà ignorata da diversi invitati. Questi sono quelli che ti faranno veramente ma veramente innervosire. Sappilo già, meglio essere pronti!

E, di conseguenza, il giorno dopo la scadenza data, invia un messaggio richiedendo la risposta in giornata perché “altrimenti mi dispiace molto ma non potrò ospitarti al matrimonio”.

Ricorda che non sei tu la persona maleducata nel momento in cui esigi una risposta. Lo sono loro che non ti stanno rispondendo!!!

2. MANCATE CONFERME: CHE DISPIACERE!

Un altro motivo di grandissimo dispiacere per gli sposi è il numero di persone che risponde di non poterci essere.

A volte persone del tutto inaspettate, che si pensava avrebbero accettato con gioia.

Non è una grande consolazione ma posso dirti con assoluta certezza che capita a tutti i matrimoni.

La delusione è grande e a volte il numero di invitati che non conferma la sua presenza al matrimonio è perfino della metà.

E tantissimi sposi temono che in questo modo la festa sia rovinata!

% NORMALI E CAMBIAMENTI POST COVID

Intanto mi preme dirti che già prima del Covid era assolutamente normale che circa un 20% degli invitati al matrimonio non dessero conferma.

Se dunque stai ancora scegliendo la location e chiedendo preventivi al catering, tieni il numero di ospiti molto basso rispetto alle persone che hai invitato.

Dopo il Covid le cose sono ulteriormente cambiate e questa % è aumentata fino a oltre il 50% in tantissimi casi. Dunque, ahimè, è piuttosto normale vedere un calo importantissimo del numero di ospiti.

SE GLI INVITATI CHE DANNO CONFERMA SONO POCHI, IL MATRIMONIO È ROVINATO?

Se sono arrivate davvero poche conferme rispetto alle tue previsioni e ti trovi in difficoltà:

• Prova a parlare con la location se aveva un numero minimo molto alto e, qualora non potesse modificare gli accordi presi nel contratto, prova a chiedere se riescono a darti gratuitamente qualche servizio a pagamento. Ma sappi che non sono tenuti a dirti di sì;
• Appena hai la percezione che il numero di invitati che danno conferma sia molto basso tieni informato il catering che hai scelto per il tuo matrimonio, normalmente un po’ di elasticità ce l’hanno se non glielo dici troppo tardi;
• Ricordati che il matrimonio intimo è bellissimo. La festa non ne soffrirà affatto. Forse sarà diversa da quella che avevi immaginato, ma sarà familiare, con la stessa identica voglia di divertirsi, avrai accanto solo persone che desiderano davvero esserci. E tu potrai dedicare molte più attenzioni ai tuoi ospiti. Non temere! Sarà un successo comunque!!!

Nei prossimi due video ti parlerò di altre problematiche create dagli invitati, del risvolto emozionale a volte davvero pesante.

E, se ti stai per sposare, non perdere il video della prossima settimana perché ti spiegherò come evitare problemi con le disdette dell’ultimo minuto!

Al prossimo consiglio,

Roberta