Come gestire i tempi dell’organizzazione senza stress

I tempi dell’organizzazione di un matrimonio ti spaventano? Hai paura di dimenticare qualcosa? Impara a gestirli senza stress e in modo personalizzato con il mio metodo.

ORGANIZZARE IL MATRIMONIO USANDO UN METODO

In questo video condividerò con te un vero e proprio metodo per gestire i tempi dell’organizzazione in modo da:

• riuscire a fare tutto, senza affrettarti troppo ma anche senza arrivare col fiato corto;
• farlo con i giusti modi, ponderando bene le scelte che si stanno facendo;
• non disperdere inutilmente energie e tempo.

I GIUSTI TEMPI DELL’ORGANIZZAZIONE

Su internet si trovano tanti calendari degli sposi che spiegano come organizzare un matrimonio dividendo le tempistiche in mesi “un anno prima, 8 mesi prima, 6 mesi prima, …” ma la realtà dei fatti è che i giusti tempi dell’organizzazione di un matrimonio sono influenzati da tantissimi fattori, per cui la scelta che per una coppia può essere corretta fare 6 mesi prima, per un’altra coppia, che vive in un’altra zona o che ha esigenze differenti, può essere necessaria 1 anno prima o anche di più.

Quindi nel tempo ho capito che è molto più importante dare un ordine di importanza alle cose da fare, che di conseguenza definisce le PRIORITÀ delle varie fasi organizzative.

Quando ti sarà chiaro il tuo ordine di importanza e insieme a questo avrai ben presente uno schema di tutte le cose che ci sono da fare, allora potrai muoverti liberamente gestendo i tempi dell’organizzazione senza la paura di aver trascurato o dimenticato qualcosa.

Partiamo?

LE 3 COSE DA FARE PRIMA DI INZIARE

1. IMMAGINARE IL MATRIMONIO DEI TUOI SOGNI

Potresti pensare che sia una sciocchezza e una perdita di tempo, ma se vuoi gestire al meglio i tempi dell’organizzazione del tuo matrimonio, ti assicuro che riuscire a visualizzarlo prima di iniziare ad organizzarlo, ti porterà a prendere le decisioni in maniere coerente molto più facilmente e a risparmiare un sacco di tempo.

2. LA LISTA DEGLI INVITATI

Quasi nessuno consiglia di fare la lista dettagliata degli invitati prima di cominciare, ma invece è importantissimo! Vedrai che facendolo scoprirai che siete un numero ben diverso da quello che avevi supposto, e 10 o 20 persone in più o in meno possono fare una bella differenza quando cercherai la location giusta per voi!

3. DEFINIRE IL BUDGET e SUDDIVIDERLO FRA LE VARIE VOCI DI SPESA 

Anche questo l’ho spiegato nel video sui 5 errori da non fare, lì troverai informazioni più dettagliate.
In generale ricordati che il banchetto di nozze (location+catering) mediamente consuma il 50% del budget e l’altro 50% va suddiviso fra le altre voci di spesa. Capisci ancora meglio perché è utile avere un’idea precisa del numero di inviati?

INIZIAMO AD ORGANIZZARE: SCEGLIERE LA LOCATION e LA DATA

Non è detto che per gestire in modo corretto i tempi dell’organizzazione una si debba fare prima dell’altra. A volte è proprio la scelta della location giusta a portare a definire la data del matrimonio.

Ora che sai quanto ti dovrebbe costare, quante persone di preciso deve contenere e anche quale stile hai scelto per il tuo ricevimento di nozze, puoi partire con una ricerca mirata, risparmiando tantissimo tempo e concentrandoti solo sulle location che rispettano tutte queste caratteristiche.

Solitamente tutti consigliano di cercare la location un anno prima, ma non è proprio così. Alcune hanno prenotazioni già per i due anni a venire, se ti vuoi sposare in periodo molto “caldo” per la stagione dei matrimoni, sarà meno facile trovare le date che ti interessano libere. In tal caso puoi muoverti in due modi:

1. iniziando la ricerca con maggiore anticipo
2. definendo la data delle nozze in base alla disponibilità della location.

TRASFORMA I TEMPI DELL’ORGANIZZAZIONE IN PRIORITÀ

Arrivata a questo punto, il rischio è che ti possa sembrare tutto confusamente urgente. Quindi è fondamentale darti un criterio per procedere sapendo a chi dare la priorità e chi lasciare per un secondo momento, gestendo i tempi dell’organizzazione con intelligenza.

CLASSIFICAZIONE DEI FORNITORI

Questo è l’elenco dei fornitori che normalmente agiscono all’interno di un matrimonio, ma se tu hai in mente di aggiungere altri servizi, come per esempio il noleggio di attrezzature o il carretto dei gelati, non dovrai fare altro che aggiungerli alla lista.

Il metodo consiste proprio nel dividere l’elenco dei fornitori secondo 2 parametri e procedere così:

A. ASSEGNA UN’URGENZA

Il primo parametro è l’URGENZA che dai ad un certo servizio, che dipende da 2 cose:

1. L’IMPORTANZA che quel servizio ha per te
2. IL TEMPO che serve al fornitore per svolgere il suo lavoro.

Quindi avrai fornitori con URGENZA 1, che sono quelli per te importantissimi, come il catering, il fotografo, ecc., o quelli che hanno bisogno di molto tempo per fare il loro lavoro; pensa per esempio alle partecipazioni scritte a mano, o a bomboniere artigianali. Gli altri saranno fornitori con URGENZA 2, perché li ritieni meno fondamentali o perché si possono fare con più calma.

Io per esempio ritengo fornitori con URGENZA 1 il catering, il fotografo e il videomaker, i musicisti per il ricevimento, il celebrante, l’abito da sposa, le partecipazioni fatte a mano, le fedi artigianali, le bomboniere/segnaposto artigianali, abito da sposo su misura e le scarpe su misura. Ma questa è la MIA visione, per te potrebbero essere più importanti e quindi più urgenti altri fornitori.

Ti basterà scorrere la lista per individuarli!

B. FORNITORI PRESENTI E FORNITORI NON PRESENTI

Il 2° parametro per dare una priorità alle cose da fare è dividere i fornitori che devono essere presenti il giorno del matrimonio, e quindi per forza devono essere scelti con un certo anticipo perché se non li prenoti tu potrebbe farlo qualcun altro, da quelli che invece svolgono il loro lavoro prima del matrimonio e quel giorno non devono essere lì.
Li ho chiamati PRIMARI, quelli che devono esserci, e SECONDARI, quelli che non devono.

Qualche esempio? Chi deve esserci il giorno del matrimonio?
Il catering, il fotografo, il videomaker, i musicisti/dj, il celebrante, il fiorista, il pasticciere?, il make-up artist e il parrucchiere, l’animazione bimbi, l’auto a noleggio, eventuali effetti speciali, e i transfer per gli invitati.
Tutti gli altri sono secondari.

Li hai segnati nella tua lista? A questo punto ogni fornitore dovrebbe avere i due parametri URGENZA1/URGENZA2 e PRIMARIO/SECONDARIO

Ti sembra di avere ancora più confusione in testa? Questa tabella penso che ti chiarirà le idee:

E ora andiamo ad inserire i fornitori nelle caselle giuste. E’ come un gioco! Proviamo?

Io uso il MIO ordine di importanza, ma tu dovrai sistemare questi servizi secondo il tuo, dovrai avere la TUA TABELLA DEI FORNITORI, ok?

La mia è venuta fuori così:

Ok, il lavoro è concluso! Ora devi solo assegnare la priorità:

I fornitori con priorità 1 saranno i primi da contattare, quelli con priorità 4 sono gli ultimi, orientativamente 6 mesi prima del matrimonio.

Facile no?

Se riuscirai a visualizzare in questo modo i tuoi fornitori, seguirai una tempistica sensata, senza farti prendere dal panico per aver dimenticato qualcosa.

I tempi dell’organizzazione del tuo matrimonio saranno quelli perfetti per te e per nessun’altra sposa!

UNA TRACCIA DA SEGUIRE

Comunque, per darti un ulteriore aiuto, ho creato questa infografica che puoi salvarti per usarla come traccia.

Tutto chiaro? Spero di sì, altrimenti scrivimi per una consulenza personalizzata.