Il Wedding Planner cosa fa? È davvero un costo inutile?

Quei rompiscatole di wedding planner costano tanto e non servono a niente… ma, seriamente, cosa fa un professionista davvero?

UN WEDDING PLANNER COSA FA E COSA NON FA?

Si sta diffondendo sempre più l’opinione che i wedding planner costino tanto e non servano assolutamente a nulla. Anzi, che talvolta siano pure d’impiccio!

Sai cosa penso? Che purtroppo in tanti casi è vero!

DICONO DI NOI…

Leggo spesso nei forum e nei gruppi di sposi online commenti di persone che denigrano pesantemente la figura professionale alla quale appartengo e ti assicuro che fa tanto male.

Le frasi più tipiche? “Ma figurati se spendo tutti quei soldi per cose che posso fare da sola!” oppure “Ma lo sai un wedding planner cosa fa? Crea problemi!! Una mia amica si è trovata malissimo e alla fine ha dovuto rimediare da sola”…

La cosa peggiore è che anche fra i fornitori c’è grande diffidenza, per non dire disprezzo, verso la categoria.

E dipende dal fatto che non è chiaro cosa fa un wedding planner, o cosa dovrebbe fare! E soprattutto da chi inizia a farlo senza avere le idee chiare.

Con grande dolore devo dirti una grande verità:

Non tutti i wedding planner sono professionisti preparati e seri.

Tante, troppe persone si innamorano dell’idea di questo mestiere e iniziano a farlo senza neanche sapere un wedding planner cosa fa veramente. E con quale coraggio si fanno affidare un giorno così importante? Un giorno nel quale non è concesso sbagliare?

COSA NON DEVE FARE UN WEDDING PLANNER

Potrei farti un elenco di ciò che dovrebbe fare e di ciò che non dovrebbe fare un organizzatore di matrimoni… ma ho scelto di raccontartelo con qualche esempio reale.

Partiamo da un wedding planner cosa NON fa mai se è un vero professionista.

RACCONTO 1: LA FUGA

Un catering con il quale collaboro molto volentieri mi ha raccontato di una “wedding planner” (le virgolette sono d’obbligo perché chiaramente non lo è) che è scappata piangendo perché il giorno del matrimonio pioveva.

Non aveva minimamente pensato al piano B, cosa di per sé già gravissima e inimmaginabile, e in più quando c’è stato bisogno di risolvere il problema se n’è andata lasciando il catering a gestire la cosa.

Un wedding planner cosa NON fa? Non trascura il PIANO B, mai! La pioggia non è un imprevisto, va sempre ipotizzata e gestita in fase di progettazione.

RACCONTO 2: IL PASSACARTE

Mi hanno raccontato tantissimi sposi che mi seguono, di “wedding planner” che si limitano a dare agli sposi contatti di fornitori. Fine.

Ecco, questo non è organizzare. Neanche ci si avvicina…

Un wedding planner cosa NON fa? Il passacarte. Un vero organizzatore di matrimoni partecipa, gestisce, coordina!

RACCONTO 3: RITARDATARIA IMPREPARATA

Questo racconto mi ha veramente scioccata. Un wedding planner cosa dovrebbe fare? Arrivare in anticipo rispetto agli altri e saper esattamente cosa deve fare.

Ebbene questa “wedding planner” non solo è arrivata alla cerimonia dopo gli invitati, quando avrebbe dovuto sistemare libretti messa e ventagli prima del loro arrivo, ma al momento del corteo nuziale non sapeva come gestirlo.

Goffamente e accompagnata dai risolini degli ospiti, ha gestito l’ingresso palesemente improvvisando.

Preparazione, studio, esperienza. Sono parole per me fondamentali. Sono la base del mio lavoro. Mi vergogno quando sento racconti come questi!

Un wedding planner cosa NON fa? Non gestisce un matrimonio senza rispetto per gli sposi e per i loro ospiti. Il che significa prepararsi!

RACCONTO 4: SUPPONENZA

Forse la “wedding planner” di questo racconto che mi è stato fatto da una location aveva guardato troppe puntate del programma di Enzo Miccio.

Ebbene, si è presentata al sopralluogo pretendendo che venissero cambiate tutte le tende perché non erano in palette con i colori del matrimonio.

Un wedding planner cosa NON fa? Non si comporta come se fosse il padrone di casa in casa altrui…

RACCONTO 5: PROTAGONISMO

Diversi fotografi mi hanno riferito di “wedding planner” che il giorno del matrimonio li hanno soffocati con le loro richieste di foto da Instagram per farsi pubblicità.

I fotografi sono lì, pagati dagli sposi, per raccontare la loro giornata! Non per fare pubblicità a chi organizza il matrimonio!

Un wedding planner cosa NON fa? Non crea problemi agli altri fornitori pretendendo attenzioni su di sé

RACCONTO 6: LA LISTA DELLA SPESA

La maggior parte delle “wedding planner” che non hanno fatto neanche un corso di formazione base e si buttano letteralmente sul mercato, presentano preventivi che sembrano la lista della spesa, tipo questo:

• Partecipazioni da €…
• Coni porta riso €… l’uno
• Tableau de Mariage €…
• …

Ecco, se ti rivolgerai ad un wedding planner e ti presenterà un preventivo come questo, scappa! Perché hai di fronte una persona che non ha la più pallida idea di cosa significhi fare questo lavoro.

Un wedding planner cosa NON fa? Un preventivo che non parla di organizzazione ma di vendita di articoli

Cosa posso dirti? Che se tu o dei tuoi conoscenti avete sentito parlare di esempi di questo genere, e ti assicuro che potrei continuare per ore con altri esempi, fai più che bene a temere il wedding planner.

Il problema è che questi non sono wedding planner. Neanche lontanamente. Il wedding planner è un’altra cosa!

E ho pensato di raccontartelo con qualche esempio capitato a me in prima persona con i miei sposi…

Premetto, e ci tengo molto, che non ti faccio questo elenco per dirti quanto sono brava! Lo faccio per farti capire veramente cosa fa un wedding planner, o meglio cosa dovrebbe fare.

E perché vale la pena investirci una parte del tuo budget.

COSA FA UN VERO ORGANIZZATORE DI MATRIMONI

Ho scelto di raccontarti 5 episodi che mi sono davvero trovata a gestire… spero tanto che ti aiutino a capire esattamente qual è la funzione di un wedding planner.

RACCONTO 1: FORNITORE POCO ONESTO

Una mia meravigliosa coppia di sposi aveva confermato il fiorista prima di scegliere me. Io non lo conoscevo, ma dal primo sopralluogo fatto insieme ho inquadrato il tipo: altezzoso, pieno di sé, per nulla predisposto all’ascolto delle opinioni altrui.

Agli sposi piaceva, quindi ho tenuto le mie opinioni per me intenzionata a collaborare con professionalità.

Il fiorista ha fatto attendere mesi prima di presentare un progetto con preventivo, che è arrivato ad un mese dal matrimonio: ridicolo, gonfiato. Una cifra vergognosa e irrispettosa verso gli sposi che si sono arrabbiati tantissimo.

Sono andati nel panico.

Ebbene, il pomeriggio stesso eravamo a rifare il sopralluogo con una mia fiorista di fiducia, che il giorno dopo aveva già presentato un progetto meraviglioso.

Problema risolto grazie alla mia rete di fornitori che coltivo da anni con grande cura e attenzione.

Cosa fa un wedding planner? Seleziona fornitori capaci e risolve problemi prima ancora che gli sposi vadano in crisi

RACCONTO 2: SPAZI DIFFICILI

Una coppia di sposi si è innamorata di una location che però ha degli spazi poco adatti al loro numero di invitati e alle loro esigenze.

Faranno un rito invernale in location, per cui lo spazio generalmente usato per l’aperitivo servirà per la cerimonia. Il salone per il pranzo è decisamente enorme per il loro numero e comunica con una piccola saletta.

Come fare? Scegliere un’altra location o trovare un’idea creativa e inaspettata?

Durante il sopralluogo ho pensato ad un modo per suddividere il salone in due, usandone una parte per il pranzo e l’altra parte per l’aperitivo.

Una soluzione non particolarmente geniale, non sto dicendo di essere un genio, per carità! Ma venuta fuori dall’esperienza, dall‘occhio attento ai dettagli.

Una soluzione nuova per la location stessa che non ha mai avuto occasione di dividere gli spazi per accogliere gruppi più piccoli…

Cosa fa un wedding planner? Trova modi nuovi per gestire cose che “si sono sempre fatte così” e rendere felici gli sposi

RACCONTO 3: CAMBIO RITO!

Una coppia italo-marocchina e il suo progetto di sposarsi in chiesa è andato in frantumi una settimana prima del matrimonio, quando è stato comunicato che i documenti dal Marocco non sarebbero arrivati.

Un fulmine a ciel sereno che apriva due strade: annullare tutto o festeggiare solamente senza cerimonia.

Penso che se non avessi affiancato gli sposi probabilmente avrebbero optato per la prima alternativa. Invece, anche se non era nei loro piani, ho proposto di organizzare al volo una cerimonia simbolica alla location.

E così abbiamo fatto. Contattato un celebrante professionista, progettato l’allestimento alternativo all’aperto e uno dei riti più commoventi di sempre si è svolto, con la gioia immensa che la celebrazione di un amore merita.

Poi, appena arrivati i documenti, si sono sposati in chiesa come avevano sempre desiderato.

Ma il loro grande giorno è stato davvero emozionante e perfetto così!

RACCONTO 4: L’INCENDIO

Gli imprevisti, si sa, possono capitare e vanno gestiti. Ma chi l’avrebbe mai detto che mi sarei ritrovata a cercare una chiesa per la cerimonia la mattina stessa del matrimonio?

Eh già, perché durante la notte è scoppiato un incendio che ha reso inagibile la chiesetta scelta dagli sposi.

Una piccola chiesa romantica, che non poteva essere sostituita da una grande chiesa parrocchiale, perché gli allestimenti progettati sarebbero stati invisibili e inadatti!

Ma per fortuna, ce l’abbiamo fatta! Ho trovato una chiesetta perfetta, non troppo distante, dove l’allestimento sembrava creato apposta… tutto risolto, dunque!

Ma immagini senza wedding planner quanto stress sarebbe ricaduto sugli sposi?

Un vero organizzatore di matrimoni cosa fa? Gestisce gli imprevisti, piccoli o grandi, senza che lo stress ricada sugli sposi

Ho organizzato più di 100 matrimoni e non succedono sempre cose del genere, per carità! Però anche nella “tranquillità” se così si può definire di un matrimonio normale, avere una persona veramente seria, che c’è, che ti sta accanto per prevenire problemi, chiarire dubbi, trovare idee e soluzioni fa tanto la differenza… 

A questi racconti potrei aggiungere tutte le cose che io faccio quotidianamente, quelle di routine, come gestire l’organizzazione della sala per il pranzo o la cena, con la piantina da passare al catering, i numeri definitivi, le intolleranze, gli aggiornamenti in corsa.

La gestione dei sopralluoghi con l’occhio dell’esperto, che pensa a far lavorare bene i vari fornitori ma anche al risvolto fotografico, come ho raccontato nel video dedicato alle brutture fotografiche frequenti.

Il sostegno psicologico che spessissimo mi trovo a dare nei momenti di maggiore crisi.

Una gestione del budget intelligente, grazie alla conoscenza del settore e dei professionisti.

LA SELEZIONE DEL WEDDING PLANNER

Gli sposi sono perfettamente in grado di organizzare il matrimonio da soli, non dico il contrario, ma non nello stesso modo… se si affidano ad un professionista vero il risultato sarà tanto diverso!

Quindi, ti prego, non mi dire che il wp è inutile… ma la selezione è importantissima, per non rischiare di cadere nelle mani sbagliate.

E come si fa a distinguere un wedding planner che sa cosa fa da uno che non lo sa?

Almeno in 3 modi:

1. Leggendo attentamente le recensioni, come ho spiegato nel video che ti aiuterà a riconoscere fornitori professionali
2. Leggendo più che attentamente i contratti che ti verranno proposti, perché da lì deve risultare in maniera più che chiara cosa farà il wedding wedding planner
3. Consultando l’elenco di wedding planner certificati su Accredia; sono professionisti che come me hanno scelto di rendere ufficiale la propria serietà con una certificazione riconosciuta a livello nazionale.

Spero tanto che questo video ti sia d’aiuto per capire meglio cosa fa un wedding planner, cosa devi pretendere da questo genere di professionista se sceglierai di averlo al tuo fianco e da cosa devi diffidare.

Al prossimo consiglio,

Roberta

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Immagine di copertina © Davide Gasparetti Photographer per il matrimonio di Pierpaolo e Alessandra al Castello di Tabiano