Come gestire gli invitati che vengono da fuori

Gli ospiti che vengono da fuori città non si possono gestire come gli altri.

Chi paga l’hotel? Come organizzare i trasferimenti? Come prendersi cura di loro e come gratificarli?

GLI OSPITI CHE VENGONO DA FUORI E LE LORO ESIGENZE

In tantissime mi avete scritto per chiedermi come ci si deve comportare quando una parte degli invitati arriva da lontano.

In genere il dubbio più grande riguarda i costi: quali spese spettano agli sposi e quali agli invitati?

Andiamo per gradi, perché gli inviati che affrontano un viaggio per venire al tuo matrimonio, meritano un’attenzione speciale, che inizia prima del pernottamento…

AVVISALI PER PRIMI

Il primo occhio di riguardo nei confronti degli ospiti che arrivano da fuori città riguarda la comunicazione della data delle nozze.

Se tutti gli altri invitati possono aspettare le partecipazioni, chi dovrà affrontare un viaggio, prenotare aerei o treni, è bene che lo sappia prima possibile.
In questo modo potranno trovare tariffe e soluzioni di viaggio migliori.

Non voglio dire che debbano ricevere le partecipazioni in anteprima, sarà sufficiente un Save-the-date per comunicare data e luogo.

COME GESTIRE IL PERNOTTAMENTO

Il Galateo del matrimonio cosa prevede riguardo al pernottamento degli invitati che vengono da fuori città? Chi deve pagare? Quale tipo di hotel offrire?

Questa è la domanda più frequente sull’argomento e certamente è anche quella che ti preme di più se anche tu hai degli invitati che arrivano da lontano.

CHI PAGA L’HOTEL DEGLI OSPTI CHE VENGONO DA FUORI?

In teoria il pernottamento dovrebbe essere a carico degli Sposi. Questo è un dato di fatto.

Dico “in teoria” perché a volte non è possibile e, pur con tutta la buona volontà, gli Sposi e le loro famiglie non hanno la possibilità di ospitare tutti i forestieri.

E allora come fare? C’è un modo per andare incontro alle loro esigenze?

Certamente un modo è stringere accordi con hotel locali per poter offrire tariffe agevolate.
Attenzione però perché nelle zone turistiche, se ti sposerai in alta stagione, non sarà così facile trovare hotel felici di ospitare tante persone per una o due notti.

Se incontrerai difficoltà di questo tipo, meglio utilizzare i portali di prenotazione online.

DOVE FARLI PERNOTTARE?

Fondamentali sono sia la scelta della zona che del livello degli hotel scelti.

La zona deve essere il più possibile vicina alla location, in modo da evitare ulteriori spostamenti a persone che hanno già viaggiato tanto.

Per quanto riguarda il livello, se sarai tu ad offrire il pernottamento, è fondamentale che sia uguale per tutti gli ospiti. Non è bello fare differenze perciò, se dovrai dividerli in più alberghi, è importante che siano tutti equiparabili.

Se invece il pernottamento sarà a carico degli ospiti, dovrai selezionare per loro degli hotel da consigliare nella zona più comoda, puliti, ben gestiti e di differenti livelli: due, tre e quattro stelle.

In tal modo li lascerai liberi di scegliere quello più adatto alle loro esigenze, ma saranno tutti ben sistemati grazie alla selezione che avrai fatto.

In questo caso ti consiglio di creare un sito del matrimonio, dove indicare tutti gli hotel scelti, con relativi contatti.

GLI SPOSTAMENTI DEGLI INVITATI CHE VENGONO DA FUORI CITTÀ

Molti dubbi sorgono anche per quanto tutti i trasferimenti che gli ospiti dovranno affrontare.

Partiamo da una distinzione importante.

Una cosa è il viaggio che dovranno fare per arrivare in zona. Un’altra, molto diversa, sono gli spostamenti relativi allo svolgimento del matrimonio, tipicamente hotel-cerimonia-location-hotel.

IL VIAGGIO PER ARRIVARE

Gli ospiti che vengono a fuori dovranno farsi carico del viaggio per arrivare fino alla città o al paese dove si svolgerà il matrimonio.
Il volo aereo, il biglietto del treno o del pullman, pertanto, saranno generalmente a carico loro.

Un’eccezione può nascere dal fatto che tanti invitati arrivino da uno stesso luogo, come mi è successo per un matrimonio abruzzese che ospitava tanti invitati da Torino.

In quel caso gli sposi hanno organizzato un Pullman e ne hanno sostenuto il costo.
Ma se gli ospiti arrivano da tanti luoghi diversi e organizzare un viaggio unico è impossibile, ognuno dovrà pensare per sé.

I TRASFERIMENTI INTERNI

Tutti gli spostamenti che si svolgeranno durante la giornata del matrimonio, invece, dovranno essere organizzati dagli Sposi con dei minibus o un pullman, per evitare che gli ospiti forestieri impazziscano per muoversi in zone che non conoscono.

Questo vale in particolar modo se gli ospiti dovranno pagare l’hotel personalmente. Evitate di accollargli altri costi.

IL GIORNO PRIMA E IL GIORNO DOPO

Se ospiterai amici e parenti che vengono da lontano, è bene che tu li accolga e li saluti come si deve.

Per tutti coloro che arriveranno il giorno prima del matrimonio, quindi, è bene organizzare una cena di benvenuto. Quella che negli Stati Uniti è una vera e propria tradizione, che si chiama Rehearsal Dinner.

Anche leggera, tipica, informale, il più diversa possibile dal banchetto che si terrà il giorno dopo.

Non lasciarli soli al loro arrivo, perché sarebbe veramente scortese.

Lo stesso dicasi per il giorno della partenza.

Organizzare un brunch il giorno dopo il matrimonio, per salutare con calma gli invitati che stanno per ripartire, è senz’altro una delicatezza che apprezzeranno.
Sarà l’occasione per rivivere a caldo le sensazioni vissute durante il matrimonio, ripercorrere i momenti più emozionanti ed esilaranti.

È un momento bellissimo, che vale la pena condividere con chi vi ama talmente tanto da avere affrontato un viaggio per esserci!

COCCOLE SPECIALI PER GL OSPITI CHE VENGONO DA FUORI

Tutti gli inviati di un matrimonio sono speciali e meritano di essere coccolati, ma chi sceglie di venire da lontano merita qualche coccola in più.

Prima di tutto un pensierino da lasciare in camera. Una lettera di benvenuto, il programma della giornata del matrimonio, un piccolo regalo per gratificarli e ringraziarli fin da subito, facendoli sentire ancora più felici per essere venuti.

Un altro modo per far sentire importanti queste persone è ringraziarle pubblicamente durante il matrimonio. Riconoscere gratitudine perché hanno scelto di affrontare un viaggio, con relativa stanchezza, impegno e costi, sicuramente li renderà felici!

Non dimenticare i ringraziamenti scritti dopo il matrimonio!

Il Galateo prevede che si ringrazino sempre gli ospiti dopo il matrimonio, con due righe scritte e magari una foto della giornata. Questa è una coccola che vale per tutti, non solo per chi è arrivato da lontano…

BOMBONIERE DA VIAGGIO

Un ultima attenzione va riservata alle bomboniere.

Sappi che non tutte possono viaggiare, specialmente in aereo.

Quando ho organizzato matrimoni con ospiti che arrivavano anche dal Canada, abbiamo dovuto riflettere su tutti i tipi di prodotti che non possono varcare la dogana.

Evita quindi prodotti alimentari, cose “vive” come le piantine e, se vorrai scegliere qualcosa di fragile, ricordati di prevedere un imballaggio speciale per chi lo dovrà trasportare!

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Discorso molto più articolato è quello che riguarda il Wedding Weekend, del quale mi avete chiesto in tante.
Ad esso dedicherò a breve un video, nel quale parlerò anche di Destination Wedding.

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A presto!
Roberta